יצירת קבצי PDF נפרדים עם שמות שונים

באינדיזיין CC 2018 נוספה האפשרות לייצא קובץ אחד למסמכי PDF נפרדים – כל עמוד בקובץ נפרד. הקבצים יקבלו שם זהה, אך מכיון שאי-אפשר שיהיו בתיקיה שני מסמכים בעלי שם זהה, יתווסף מספור רץ לקבצים. ניתן להגדיר סיומת שעוזרת להבדיל קצת בין הקבצים, הסיומת עשויה לכלול אחד או יותר מהפרטים הבאים: מס’ עוקב (שזה בעצם כמו לא להשתמש בסיומת, מלבד העובדה שכאן הקובץ הראשון יקבל את המספר 1, לעומת זאת בלי סיומת הקובץ הראשון לא ימוספר והשני יקבל את המספר 1), מס’ עמוד, או גודל העמוד.

אפשרות לייצא כל קובץ בשם אחר, לפי משתני טקסט וכד’, לא קיימת.

למה בכלל שנצטרך משהו כזה? הנה שתי דוגמאות משבוע שעבר:

א. אליעזר קיבל תמונות רבות של הדמיות תלת-מימד, והוא צריך להוסיף להן אינפוגרפיקה. הוא הביא את כולן לאינדיזיין, ורוצה לייצא PDF בקבצים נפרדים כאשר כל אחד יקבל את שם תמונת המקור.

ב. יוסי קיבל רשימה של מאות תורמים שארגון מסויים מעוניין לשלוח להם מכתבי ברכת מזל טוב, לכל אחד בזמן שונה. במקום לעבוד על כל מכתב מחדש כשיש אירוע משפחתי לתורם מסויים, הוא רוצה להכין מראש מאות קבצי PDF עם שמות התורמים, וכאשר יגיע הזמן, ימצאו את הקובץ בקלות.

אני מכיר דרך אחת לעשות זאת (בלי סקריפט), בשילוב של אקרובט.

ייתכן וישנם דרכים נוספות לעשות את מה שאכתוב כאן, אם אתם מכירים אשמח אם תכתבו בתגובות.

שלב א’ – אינדיזיין

א. קודם כל, יש להכניס את שם העמוד הרצוי בכל עמוד. לא נעשה זאת ידנית כמובן, כי אין בכך תועלת. במקרה של התמונות, אפשר ליצור במסטר תיבה ליד התמונה, ובתוכה לשים משתנה טקסט image name (אפשר גם עם Caption כמובן). אם לא רוצים שהשם יופיע בעמוד עצמו, ניתן להסתירו במספר דרכים, למשל למשוך את התיבה שתצא מחוץ לגבולות העמוד, לשים בשכבה מתחת לתמונה, או להגדיר ללא צבע. (אלו לא הדרכים היחידות).

ב. יש להגדיר למשתנה סגנון פסקה, לדוגמה נקרא לו “שמות תמונות”.

ג. כדי שהמשתנה יהיה מושפע מהתמונה ויקבל את השם שלה, עליו להיות משוחרר מהמאסטר. ניתן לעשות זאת ע”י בחירת כל העמודים בחלונית Pages והפעלת Override All Master Page Items. (שלושה דרכים: בתפריט של חלונית pages, בהקלקה ימנית, או על ידי צירוף המקשים Ctrl+Alt+Shift+L).

ד. כעת יש ליצור תוכן עניינים מסגנון הפיסקה שיצרנו. יש לוודא שהאפשרות Create PDF Bookmarks מסומנת, כי זה מה שיאפשר לנו באקרובט לשמור על שמות התמונות לכל דף.